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Nachfolge planen mit Erfolg

von Ilan Kriesi

Die Nachfolgeplanung auf der Zeitachse

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich Unternehmer meistens zu spät mit dem Thema Nachfolge auseinandersetzen. Umso wichtiger ist eine professionelle und strukturierte Planung. Vor dem Einstieg in unser Praxisbeispiel verbildlichen wir die Planung der Nachfolge auf der Zeitachse:

Nachfolgerelung planen für den Firmenverkauf - Zeitachse

Je nachdem, wo Sie sich auf der Zeitachse befinden, leiten sich unterschiedliche Optimierungsmassnahmen ab:

Unmittelbarer Verkauf der Firma

Wenn Sie Ihr Unternehmen innerhalb des nächsten 12 Monate verkaufen möchten, zielen die Vorbereitungen vorwiegend auf den bevorstehenden Verkaufsprozess hin. Eine saubere Datengrundlage bietet die Basis für die Erstellung der wichtigsten Dokumente wie Firmenexposé, Blindprofil usw. Hier erfahren Sie, welche Unterlagen Sie benötigen, wie Sie den Verkaufsprozess einleiten und was Unternehmenskäufer wissen wollen: Die optimale Vorbereitung auf den Firmenverkauf

Firma verkaufen in drei Jahren

Bei einem Zeithorizont von ca. drei Jahren sieht der Handlungsspielraum anders aus. Hier verfügen wir über die Zeit, Aktivitäten zu definieren, die sich wertsteigernd auswirken und damit die Verkäuflichkeit Ihrer Firma erhöhen. Dabei geht es vor allem darum, mit geeigneten Massnahmen die Abhängigkeit von Ihrer Person als Eigentümer zu reduzieren sowie darum, das Unternehmen für potenzielle Käufer möglichst attraktiv aufzustellen und Klumpenrisiken zu reduzieren.

Firme verkaufen in fünf Jahren

Mit einem Zeithorizont von 5 Jahren, werden die Möglichkeiten noch vielseitiger. Nebst den bereits erwähnten Massnahmen, kann das Unternehmen in den folgenden Bereichen weiterentwickelt werden: Wertesettings, Leitbilder, neue strategische Ausrichtung, Entwicklung von neuen Geschäftsfelder, neue strategische Partnerschaften etc.

 

Der Geschäftsleiter der Unternehmung stellt fest, dass die Dokumentation von Arbeitsabläufen und internen Strukturen unter dem Tagesgeschäft gelitten bzw. faktisch nicht existieren. Damit fehlt die Möglichkeit, bei wiederkehrenden Routinearbeiten, auf Hilfsmittel zurückzugreifen, was letztlich die Effizienz des ganzen Teams massiv erhöhen würde. Dieses Potenzial möchte er gerne erschliessen.

Aus seinem Umfeld wurde ihm ein Nachfolge-Spezialist empfohlen. Nach einigen Gesprächen waren die zu optimierenden Bereiche identifiziert. Für ein Investment von CHF 10'000.- sollen sämtliche notwendigen organisatorischen Dokumente erarbeitet werden.

Sie führten gemeinsam und mit dem ganzen Team einen Workshop durch, der die Basis für den Aufbau der Dokumentationen bildete. Im Anschluss wurde mit einem internen Projektleiter die Umsetzung geplant. Dabei wurde Folgendes umgesetzt:

1.

Die internen Standardabläufe wurden erfasst und dokumentiert.

2.

Die Abläufe wurden in den IT-Systemen (CRM, ERP) abgebildet und die Standards mit Anleitungen erfasst.

3.

Sämtliche Stellenbeschreibungen wurden erarbeitet oder auf den aktuellen Stand gebracht.

4.

Die Stellvertretungen wurden klar definiert.

5.

Diverse Vorlagen wurden anhand des Corporate Designs erstellt (Excel, Word, PowerPoint).

6.

Eine neue digitale Ablage der Kunden-Verträge wurde eingerichtet, um die Verträge direkt im CRM/ERP in den Kundendossiers zu finden. Zudem wurde dadurch der ökologische Fingerabdruck der Firma reduziert.


Natürlich haben alle Mitarbeiter Zugriff zu dieser Dokumentation, woraus sich folgende Vorteile ergeben:

  • Einfacher und schneller Zugriff in einer zentralen Ablage.
  • Jeder weiss, wer in der Firma für welche Bereiche zuständig ist und wie die aktiven und passiven Stellvertretungen geregelt sind.
  • Die Kundendaten sind aktuell und die Verträge rasch auffindbar.
  • Für die Geschäftsleitung wurde die Rekrutierung durch Stellenbeschreibungen massiv vereinfacht.
  • Die Transparenz innerhalb der Unternehmung hat stark zugenommen und damit auch die Stimmung innerhalb des Teams.
  • Alle gewinnen einiges an Zeit im Tagesgeschäft.


In Anbetracht des letzten Aufzählungspunktes wollte der Geschäftsführer wissen, wie viel Zeit und damit auch finanzielle Ressourcen er und sein Team in Zukunft effektiv einsparen.

Er ist jeden Tag mit der Erarbeitung von Konzepten und Präsentation beschäftigt. Durch die fixen Templates musste er nicht für jedes Konzept oder jede Präsentation eine neue Vorlage und Struktur erarbeiten. Damit sparte er als Geschäftsführer rund 15 Minuten pro Tag. Mit der Erfassung und Bearbeitung von Verträgen spart er mit der zentralen und digitalen Ablage rund 60 Minuten pro Woche ein. Insgesamt spart er damit pro Monat 9 Stunden bzw. pro Jahr 108 Stunden ein. Das sind bei einem Stundenansatz von CHF 120.- insgesamt CHF 12’960.- pro Jahr.

Er hat sich dazu entschieden, diese Zeit in die Akquise von neuen Kunden zu investieren und daraus resultiert eine neue Kundenbeziehung, welche dem Unternehmen rund CHF 8’000.- Umsatz einbrachte.

Um das Beispiel noch zu Ende zu denken, werfen wir noch einen Blick auf die Mitarbeiter. Die fünf Mitarbeiter gewinnen pro Tag rund 20 Minuten. Diese sparen sie durch die Standardisierung und Abbildung der Abläufe in den Systemen ein. Bei fünf Mitarbeitern sind das insgesamt 33 Stunden pro Monat und damit einen Gewinn von rund 4 Tagen. Bei einem Stundenansatz von CHF 40.- entsprechen dies CHF 15’840.- pro Jahr. Diese gewonnene Zeit können die Mitarbeiter anstatt in die Administration in neue Projekte investieren.

Fazit: Planungshorizont entscheidend für Ersparnis

In diesem Fall wurde mit einem Investment von CHF 10'000.- eine Zeitersparnis von insgesamt CHF 28'800.- pro Jahr erzielt. Es ist klar, dass dieser Betrag nicht mit einer direkten Amortisation des Investments zu verrechnen ist. Aber wenn wir, wie in unserem Beispiel, von einem Planungshorizont für die Nachfolge von fünf Jahren ausgehen, können Sie sich vorstellen, welches Potenzial besteht, um die Zeitersparnis in konkrete Resultate umzumünzen.

Sie gewinnen Zeit für die wichtigen Dinge, die Ihre Unternehmung weiterbringen. Insofern werden Sie und Ihre Mitarbeiter nicht nur effizienter, was Kosten einspart, sondern setzen Ihre Zeit auch gewinnbringender ein. Das kann zu einem besseren Resultat beitragen und somit die Attraktivität für einen potentiellen Nachfolger erhöhen.

Aus Erfahrung wissen wir zudem, dass sich Strukturen und Dokumentationen nicht nur positiv auf Ihr Tagesgeschäft auswirken, sondern auch hinsichtlich Verkauf bei potenziellen Nachfolgern grosses Vertrauen schaffen.

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