Ein virtueller Datenraum (Virtual Data Room – VDR) ist eine Online-Plattform, die von externen Anbietern bereitgestellt wird und zur sicheren Speicherung und zum Austausch vertraulicher Dokumente während Due-Diligence-Verfahren dient. Diese Datenräume bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffssteuerung und Aktivitätsprotokollierung, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Obwohl die Struktur von Datenräumen je nach Anbieter variieren kann, folgen sie im Allgemeinen einem ähnlichen Aufbau.
Die Struktur: Ordner und Dokumente
Ein Datenraum ähnelt in seinem Aufbau einer simplen Cloud-Lösung. Dabei werden alle Dokumente, die für die Due Diligence benötigt werden, in entsprechenden Ordnern strukturiert und indexiert. Im Datenraum besteht die Möglichkeit, Dokumente zum Download freizugeben oder mit Wasserzeichen anzuzeigen. Des Weiteren können sensible Informationen durch Schwärzungen in den Dokumenten geschützt werden, wie beispielsweise Vertragsbedingungen oder Kundendaten. Die Schwärzungen können je nach Käufergruppe variieren, während die originalen Informationen dem Verkäufer erhalten bleiben.
Im Datenraum befinden sich indexierte Ordner, in denen die Dokumente abgelegt sind.
Die Zugriffsrechte und Sichtbarkeit der Dokumente werden entsprechend der Gruppenzugehörigkeit, welche nachfolgend beschrieben wird, festgelegt.
Gruppen im virtuellen Datenraum
Die Administratorengruppe ist für die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Dokumente und die Struktur des Datenraums verantwortlich. Sie übernimmt auch koordinierende Aufgaben in Bezug auf die verschiedenen Gruppen. Üblicherweise wird diese Gruppe durch einen M&A-Berater koordiniert. Die Mitglieder der Administratorengruppe haben Einsicht in alle Aktivitäten im Datenraum, einschliesslich der Häufigkeit, mit der potenzielle Käufer sich einloggen.
Die Käufergruppen können sich bezüglich Zugriffsrechte auf Dokumente unterscheiden. Ein direkter Wettbewerber des Verkäufers könnte beispielsweise einer Käufergruppe mit weniger Zugriffsrechte zugehören, damit dieser keinen Zugriff auf sensible Informationen wie Konditionen mit Lieferanten oder Kunden hat. In der Praxis sind oft mehrere Subgruppen pro Käufergruppe erforderlich,, beispielsweise Spezialisten-Teams für verschiedene Bereiche. Ausserdem können verschiedene Versionen des Datenraums für unterschiedliche Phasen im Verkaufsprozess erstellt werden.
Die Administratorengruppe koordiniert welche Gruppe Zugriff auf welche Ordner hat.
Die Expertengruppe des Verkäufers besteht aus Mitarbeitern und Managern des Verkäufers, die speziell dazu eingesetzt werden, Fragen im Q&A-Tool zu beantworten.
Das Q&A-Tool
Die Q&A-Funktion ermöglicht es Personen aus der Käufergruppe im Datenraum Fragen zu Dokumenten oder generell zum Geschäft zu stellen. Der M&A-Berater prüft diese Fragen und beantwortet sie, wenn möglich. Falls nicht, werden sie im Datenraum an die Expertengruppe weitergeleitet, die sie dort direkt beantworten kann. Das Interface dieses Tools ähnelt einer Chatfunktion.
Das Q&A Tool im Datenraum führt zu einem koordinierten Prozess.
Wie ein virtueller Datenraum die Due Diligence vereinfachen kann
Ein deutlicher Vorteil eines Datenraum ist es, dass dieser Struktur und Effizienz gewährleistet. So können die Zugriffsrechte klar pro Käufergruppe definiert werden, einschliesslich der Möglichkeit, festzulegen, ob Dokumente heruntergeladen werden können oder nur eingesehen werden dürfen. Darüber hinaus kann auf bequeme Art und Weise eine sichere Schwärzung von spezifischen Dokumenten für Käufer vorgenommen werden, ohne dass die Originaldateien verändert werden müssen. Zusätzlich bei zeitkritischen Projekten, in denen viele Fragen gleichzeitig auftreten, ermöglicht das Q&A-Tool eine optimale Übersicht. Dabei wird auch sichergestellt, dass die Fragen an die Personen weitergeleitet werden, die sie am besten beantworten können. Oft entstehen während einer Due Diligence Fragen oder Anfragen über Telefon oder E-Mail. Eine Vielzahl anderer Kommunikationskanäle wie Telefon oder E-Mail können zu Verwirrung führen und schlimmstenfalls darin münden, dass einige Käufer Informationen unbeachtet lassen oder eine Informationsasymmetrie besteht.
Ein weiterer Vorteil ist die rechtliche Absicherung eines Datenraums. Alle Aktivitäten werden dokumentiert, wodurch eine mögliche Weitergabe von Informationen oder die Beantwortung von Fragen nachvollziehbar ist. Beim Abschluss eines Deals wird der Datenraum auf einen USB-Stick geladen und dem Käufer und dem Verkäufer übergeben. Dies ermöglicht es auch Jahre später nachzuweisen, welche Dokumente gezeigt wurden und welche Informationen in den Antworten des Q&A Tools enthalten waren.
Wo ist Vorsicht geboten?
Ein Knackpunkt ist, dass ein Datenraum ein neues Tool ist, das zuerst erlernt werden muss. Obwohl die Designs der meisten Anbieter sehr intuitiv sind, erfordert die Bedienung dennoch eine gewisse Einarbeitung. Dabei sollte man sich vor der Due Diligence am virtuellen Reifegrad der involvierten Parteien orientieren oder allenfalls Hilfestellungen bieten.
Die Verwaltung des Datenraums bedeutet zusätzlichen Aufwand, der berücksichtigt werden muss. Zudem sind mit einem Datenraum Kosten verbunden, die je nach Anbieter variieren können. Die Kosten hängen in der Regel von zwei Faktoren ab: dem Datenvolumen (manche Anbieter berechnen nach der Anzahl der PDF-Seiten) und der Dauer des Projekts. Als Richtwert kann die «111 Regel» gelten: Ein Gigabit, Ein Monat, etwa eintausend Schweizer Franken.
Virtueller Datenraum: Ja oder Nein?
Die Entscheidung hängt besonders vom Projekt und den potenziellen Käufern ab. Bei Projekten, an denen nur wenige Personen an der Due Diligence beteiligt sind, ist ein normaler Austausch über einen Cloud-Dienst durchaus denkbar. Bei Projekten mit einer Due Diligence mit vielen involvierten Parteien ist ein Datenraum unbedingt zu empfehlen, um die Kontrolle und rechtliche Absicherung zu gewährleisten.
