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Wissenserfassung und -transfer bei der Nachfolgeregelung

von Andreas Oetiker

Bei einem Inhaberwechsel kann geschäftskritisches Wissen im Unternehmen verloren gehen. Gerade KMU verfügen in der Regel über einen beachtlichen Anteil an implizitem Wissen, welches nicht oder schlecht dokumentiert ist. Der Wissensverlust ist besonders ausgeprägt bei einem Management Buy-in, weil die Übergangszeit in der Regel kurz ist und ein erhöhtes Risiko besteht, dass es im Management einige Abgänge gibt. Wissenserfassung und -transfer sind aber auch bei einem Family Buy-out und einem Management Buy-out wichtig und essenziell für die erfolgreiche Übergabe des Unternehmens. Nur wenn das über Jahre aufgebaute Wissen lückenlos an den Nachfolger weitergereicht werden kann, ist der neue Unternehmer in der Lage, die Firma erfolgswirksam in die Zukunft zu führen.

Identifizierung von Wissen und Wissensträgern

Im ersten Schritt ist es essenziell, dass die Kernprozesse und -aktivitäten des Unternehmens erkennt werden. Dies beinhaltet die Identifikation von Wissen und immateriellen Gütern, welche genutzt werden, um geschäftlichen Mehrwert zu schaffen und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Dies können organisatorische Fähigkeiten, Know-how, technisches Wissen, Patente und Marken, Geschäftsgeheimnisse oder Produkt- und Servicespezifikationen sein.

Mehrere Kriterien können verwendet werden, um den Umfang und die Relevanz des Wissens zu bestimmen und die Prioritäten für die Erfassung von Wissen während der Nachfolgeplanung entsprechend festzulegen. Diese lassen sich in folgende drei Kategorien einordnen:

  • Erfolgskritische Informationen – benötigt, um aktuelle und zukünftige Geschäftsstrategien zu unterstützen.
  • Informationen zu den Kernkompetenzen – benötigt, um den Wettbewerbsvorteil nachhaltig zu sichern.
  • Seltene oder einzigartige Informationen, die ausschliesslich beim Firmeninhaber oder bei den Führungskräften liegen.
  • Gefestigtes Wissen, das voraussichtlich nicht bereits in kurzer Zeit ersetzt oder abgelöst wird.

Alle bestehenden Dokumentationen und Instrumente für die Wissenserfassung wie Datenbanken oder Dokumentenablagen müssen überprüft und zusammengetragen werden, um ein Gesamtbild von bereits erfassten Informationen und Wissen zu erlangen.

Das geschäftskritische Wissen sollte nach explizitem und implizitem Wissen kategorisiert werden. Jeder Wissenstyp erfordert ein anderes Vorgehen für Erfassung, Speicherung und Transfer. Zudem müssen die Instrumente oder technologischen Plattformen, die für das Wissensmanagement nötig sind, bestimmt werden. Allenfalls ist im Unternehmen schon eine solche Plattform vorhanden, welche genutzt werden kann. In diesem Fall sollte von dieser Option unbedingt Gebrauch gemacht werden, um den ganzen Prozess zu vereinfachen. In kleinen Unternehmen, bei denen die Kosten stark ins Gewicht fallen, kann Wissen auch manuell in Dokumenten erfasst werden.

Wissen eruieren und erfassen

Am zielführendsten ist es, wenn die Wissensträger im Betrieb und die Führungskräfte mit bedeutender Erfahrung eruiert werden. Dies kann durch rückblickende Befragungen oder durch formelle Lernprozesse und -sitzungen geschehen, bei denen Erfahrungen aus der Vergangenheit und Best Practices aus aktuellen Projekten, Aktivitäten oder Ereignissen zusammengetragen und erfasst werden.

Die Erfassung und der Transfer von explizitem und implizitem Wissen erfordern unterschiedliche Vorgehensweisen. Explizites Wissen ist einfach zu identifizieren, zu erfassen und zu teilen. Es trägt in der Regel zur Effizienz bei und ist im Unternehmen leicht replizierbar. Folgende Methoden können für die Erfassung und den Transfer von explizitem Wissen in der Nachfolgeplanung angewendet werden:

  • Arbeitshilfen
  • Mentoring
  • Prozessdokumentationen
  • Organisationshandbuch
  • Best Practices
  • Im Job «mitlaufen»
  • Story Telling
  • Dokumentablagen
  • On-The-Job Training

Implizites Wissen kann erst erfasst werden, wenn es gefunden wird. Für die Nutzung des impliziten Wissens bei einem Unternehmensverkauf an Dritte oder einer internen Nachfolgeregelung ist es daher unabdingbar, das Wissen zu identifizieren, das der Firmeninhaber bei seiner täglichen Arbeit einsetzt. Dafür gibt es verschiedene Methoden:

  • Interviews (unstrukturiert, teilstrukturiert, strukturiert)
  • Baumdiagramm und Konzeptmapping
  • Prozessmapping
  • Kommentierung
  • Beobachtung
  • Aufgabenstellung mit eingeschränkter Antwortmöglichkeit

Wissen teilen und kommunizieren

Unabhängig davon, ob Wissen manuell durch eine Niederschrift oder mit technischen Hilfsmitteln erfasst wird, es sollte auf jeden Fall zentral abgelegt werden und für den Nachfolger leicht zugänglich sein. Zudem ist es hilfreich, wenn das Wissen richtig kategorisiert, beschriftet und in Formaten gespeichert ist, die es dem Nachfolger erleichtern, darauf zurückzugreifen. Ist die Wissenserfassung abgeschlossen, sollte das Vorhandensein des Wissens den Wissensempfängern aktiv kommuniziert werden. Die dokumentierten Informationen sollten dem Nachfolger zugestellt werden, wenn er spezifisches Wissen benötigt. Dabei können die Dokumentation und Informationen auf verschiedenen Kanälen empfänger- und botschaftsgerecht kommuniziert werden. Dabei können bereits vorhandene Kommunikationskanäle genutzt werden, aber wo sinnvoll auch alternative Formen wie beispielsweise Blogs, Newsletter, Videos, und Soziale Netzwerke in Kraft treten.

Fazit

Ein erfolgreicher Wissenstransfer bei einem Unternehmensverkauf ist ein entscheidender Faktor für den zukünftigen Geschäftserfolg des Nachfolgers. Fehlender Wissenstransfer kann das Tagesgeschäft empfindlich stören und der Nachfolger ist dann schlecht gerüstet für seine unternehmerische Zukunft. Geschäftsinhaber und Nachfolger sollten zusammenarbeiten, um das Wissen – insbesondere das geschäftskritische Wissen – bedarfsgerecht zu erfassen und erfolgreich weiterzugeben. Ist das Wissen in einer Unternehmung schon vor der Nachfolgeregelung gut dokumentiert, kann sich dies positiv auf den Verkaufspreis auswirken.

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